از پرونده کاغذی تا سوابق دیجیتال: برنامه دو هفته‌ای کلینیک

پیش از شروع: نقش‌ها را مشخص کنید و کاغذها را نگه دارید

پیش از آنکه کسی نرم‌افزار را باز کند، مشخص کنید چه کسی چه کاری می‌کند. معمولاً مالک یا مدیر کلینیک و حساب کارکنان را تنظیم می‌کند، پذیرش بیماران، نوبت‌ها و پرداخت‌ها را اداره می‌کند و پزشکان ویزیت و نسخه را بر عهده دارند. یک نفر را مسئول پاسخ به پرسش‌های تیم در این دو هفته کنید.

هیچ کاغذی را دور نریزید و قصد تایپ دوباره پرونده‌های قدیمی را نداشته باشید. کاغذها به‌عنوان سابقه روی قفسه می‌مانند و سوابق دیجیتال از امروز شروع می‌شود.

هفته اول: بیماران فعال، نوبت‌ها و صف

فقط بیماران فعال را وارد کنید، یعنی کسانی که نوبت نزدیک دارند یا اخیراً مراجعه کرده‌اند، و بقیه را هر وقت برگشتند اضافه کنید. ثبت بیمار هنگام ورود فقط یک دقیقه طول می‌کشد و کار را به‌جای یک آخر هفته طاقت‌فرسا بین چند هفته پخش می‌کند.

با نوبت‌ها و صف روزانه شروع کنید، چون پذیرش فایده‌شان را فوراً می‌بیند: فهرستی روشن و مرتب از بیماران امروز و تقویمی که همه میزها می‌بینند. در چند روز اول دفتر کاغذی را کنار صفحه نمایش نگه دارید تا کسی نگران گم شدن یک نوبت نباشد.

• اطلاعات کلینیک، برنامه پزشکان و حساب کارکنان را با نقش‌هایشان تنظیم کنید.
• نوبت بیماران بعدی را در نرم‌افزار ثبت کنید، نه در دفتر کاغذی.
• ورود هر بیمار را ثبت کنید و از روی فهرست صف کار کنید.
• پایان هر روز صفحه نمایش را با کاغذ مقایسه و تفاوت‌ها را اصلاح کنید.

هفته دوم: صورتحساب و نسخه

وقتی تیم با نوبت‌ها راحت شد، بخش مالی را منتقل کنید: هر صورتحساب را در نرم‌افزار صادر و هر پرداخت را به دینار ثبت کنید. در چند روز اول هر عصر جمع روز را با پول داخل صندوق مقایسه کنید؛ اختلاف معمولاً نشان می‌دهد کارکنان هنوز مرحله‌ای را یاد می‌گیرند.

سپس بگذارید پزشکان نسخه‌ها را در نرم‌افزار بنویسند و چاپ کنند. بهتر است پزشکانی که نسخه می‌نویسند چند ویزیت را با حضور یکی از کارکنان پذیرش در کنارشان انجام دهند تا هر اطلاعات کم‌وکاستی تا وقتی بیمار هنوز حضور دارد پیدا شود.

بستن دفتر کاغذی

تاریخی انتخاب کنید و به کل تیم اعلام کنید. از آن روز هیچ چیز تازه‌ای در دفتر کاغذی نوشته نمی‌شود: نوبت‌ها، صورتحساب‌ها و نسخه‌های جدید فقط در نرم‌افزار ثبت می‌شوند. یک تاریخ روشن بهتر از رها شدن تدریجی است که در آن هر دو سیستم نیمه‌درست می‌مانند.

پرونده‌های قدیمی را در جایی امن و با برچسب نگه دارید. وقتی بیمار قدیمی برمی‌گردد، پزشک یک بار کاغذ را می‌بیند و چند نکته مهم را به سابقه جدید اضافه می‌کند، به‌جای آنکه همه‌چیز را رونویسی کند.

اشتباه‌هایی که کلینیک را کند می‌کنند

رایج‌ترین اشتباه، تایپ دوباره همه پرونده‌های قدیمی است: هفته‌ها طول می‌کشد، کارکنان را خسته می‌کند و فایده‌اش کم است. اشتباه‌های دیگر عبارت‌اند از راه‌اندازی همه‌چیز در یک روز، نداشتن مسئول، و تمرین نکردن با بیماران فرضی پیش از اولین روز واقعی.

• وارد کردن دوباره همه سوابق قدیمی.
• تغییر همه مراحل کار در یک روز.
• نبودن فردی مشخص برای پرسیدن.
• ادامه دادن هر دو سیستم بدون تاریخ پایان.