محاسبة العيادة بالدينار: الفواتير والأقساط وإغلاق الصندوق

فاتورة لكل زيارة، ودفعات على الفاتورة نفسها

القاعدة الأسهل للمحاسبة أن تنتهي كل زيارة بفاتورة واحدة تجمع الخدمات التي قُدمت فيها. فإذا أراد المريض مراجعة الحساب لاحقاً وجد في الفاتورة ما حدث في ذلك اليوم بالضبط، ولم يختلط بزيارات أخرى.

لا يدفع كل مريض المبلغ كاملاً في يوم واحد، لذلك تُسجَّل كل دفعة على الفاتورة نفسها، كاملة كانت أو جزئية. تتحول الفاتورة من غير مدفوعة إلى مدفوعة جزئياً ثم مدفوعة، ويبقى المتبقي ظاهراً دائماً دون أن تحتاج إلى دفتر جانبي.

الأقساط للعلاج الذي يطول ويكلف

بعض العلاجات لا يقدر المريض على دفعها دفعة واحدة، فيتفق مع العيادة على خطة أقساط. الأفضل أن تُكتب الخطة بوضوح منذ البداية: المبلغ الكلي، وعدد الدفعات، وموعد كل دفعة، حتى لا يعتمد الأمر على ذاكرة الموظف.

يتيح DrOnlineIQ أقساطاً للمريض، وكل قسط يُسجَّل عند دفعه فيظهر ما سُدد وما بقي. وبهذا لا يضطر الاستقبال إلى السؤال في كل زيارة عما إذا كان القسط قد سُدد.

الإيصال المطبوع ودفتر الصندوق والإغلاق اليومي

يُعطى المريض إيصالاً مطبوعاً عن كل دفعة، فهو دليله عند الاختلاف، ودليل العيادة أيضاً. وتُطبع الإيصالات والفواتير من النظام نفسه، فيطابق الورق المسلَّم ما هو مسجَّل.

في نهاية يوم العمل يعدّ أمين الصندوق النقد الموجود فعلاً، ويقارنه بما يقوله دفتر الصندوق، ثم يغلق اليوم. فإن وُجد فرق ظهر في اليوم نفسه حين يكون تذكّر ما حدث ممكناً، لا بعد أسابيع حين يصعب الرجوع.

• عدّ النقد بعد انصراف آخر مريض لا قبله.
• اكتب سبب أي فرق ولو كان صغيراً.
• لا يغلق اليوم من استلم النقد وحده إن أمكن، فمراجعة شخص ثانٍ تحمي الجميع.

مصاريف العيادة ولماذا الدنانير الكاملة أنسب

الإيرادات وحدها لا تكفي لمعرفة وضع العيادة، فالإيجار والمواد والكهرباء ورواتب المساعدين تخرج من الصندوق أيضاً. سجّل كل مصروف بتاريخه وفئته وما دُفع به، سواء من الصندوق أو بتحويل، وبذلك يكتمل ما يدخل وما يخرج.

التعامل في العيادات يجري بالدينار العراقي وبمبالغ كاملة، والكسور العشرية لا مكان لها في تعاملات الصندوق اليومية. حين تكون المبالغ أعداداً كاملة يسهل عدّ النقد، ويسهل تقسيم الأقساط، ولا يدور الحساب حول فروق صغيرة لا يمكن دفعها فعلاً.

من يرى الشاشات المالية

ليس كل من يعمل في العيادة بحاجة إلى رؤية الأموال. يحتاج الاستقبال إلى معرفة المتبقي على المريض، ويحتاج أمين الصندوق إلى الفواتير والدفعات، ويحتاج المالك إلى المجاميع، أما الطبيب فيكفيه غالباً أن يعرف ما قدّمه للمريض.

اجعل الصلاحيات المالية حسب الدور، وأعطِ كل موظف ما يلزم لعمله فقط. وللمالك مجاميع ما لم يُسدَّد بعد، فيرى ما هو مستحق على المرضى دون أن يفتح الفواتير واحدة واحدة.