حماية بيانات المرضى في عيادة صغيرة

صلاحيات بقدر الحاجة، وحساب لكل شخص

القاعدة الأهم في حماية البيانات أن يرى كل شخص ما يحتاجه لعمله فقط. موظف الاستقبال لا يحتاج إلى الملاحظات السريرية، والطبيب لا يحتاج إلى شاشات الصندوق، والمحاسب لا يحتاج إلى نتائج التحاليل. وكلما قلّ من يرى الملف قلّت فرص تسرب ما فيه.

ولا يصح أن يشترك موظفان في حساب واحد مهما بدا ذلك أسهل في الأيام الأولى. فالحساب المشترك يمحو معرفة من فعل ماذا، ولا يمكن إغلاقه دون قطع العمل عن الجميع. في DrOnlineIQ لكل موظف حسابه، وتحدد الصلاحيات حسب الدور.

كلمة مرور قوية، وتحقق بخطوتين اختياري

كلمة المرور الطويلة التي لا تُستخدم في موقع آخر أفضل من قصيرة معقدة. ولا تُكتب على ورقة ملصقة بالشاشة، ولا تُرسل في رسالة، ولا يعرفها أحد غير صاحبها.

يتيح DrOnlineIQ تحققاً بخطوتين اختيارياً، فلا يكفي أن يعرف أحد كلمة المرور حتى يدخل الحساب، بل يحتاج إلى رمز من هاتف صاحبه. ويمكن إنشاء رموز استرداد تُحفظ في مكان آمن، لتبقى قادراً على الدخول إن ضاع الهاتف. ويُستحسن تفعيله على الأقل لحسابات المالك والمدير.

ملفات خاصة، ونتائج يراجعها الطبيب أولاً

بيانات كل عيادة منفصلة عن غيرها، ولا يستطيع موظفو عيادة فتح مرضى عيادة أخرى. وملفات المريض، كصور الفحوص وتقارير التحاليل، لا تُفتح إلا بعد تسجيل الدخول، فلا يوجد رابط عام يمكن لأي شخص فتحه إن وصله.

وانتبه لما يُرسل خارج النظام: صورة تقرير مرسلة عبر تطبيق مراسلة تخرج من تحكمك فوراً. والأسلم أن تُراجع النتيجة أولاً عند الطبيب، ثم تُتاح للمريض بعد ذلك، لا أن تصل إليه قبل أن يشرحها أحد. وهذا ما تفعله الخطوة المخصصة للمراجعة قبل الإتاحة للمريض.

من فعل ماذا، وماذا يحدث حين يغادر موظف

سجل التدقيق يخبرك من فتح ملفاً أو غيّر بياناً ومتى. وفائدته الأولى ليست الاتهام بل الاطمئنان، فحين يسأل مريض عن زيارة أو تُكتشف معلومة خاطئة يمكنك الرجوع إلى ما حدث بدل التخمين.

وحين يترك موظف العمل، أغلق حسابه في اليوم نفسه، وغيّر أي كلمة مرور كان يعرفها لجهاز أو خدمة مشتركة. أما الحساب الخاص به فيبقى سجله في التدقيق، ولا يحتاج أحد إلى مشاركة كلمة مروره مع من يخلفه.

النسخ الاحتياطية والشاشات المفتوحة

لا تكتفِ بسماع أن بياناتك محفوظة. اسأل أي مورّد، بمن فيهم نحن: متى استُعيدت نسخة فعلاً لاختبار أنها تعمل، وماذا استُعيد، وكم استغرق؟ نسخة لم تُجرَّب استعادتها أمل وليست اطمئناناً. واسأل أيضاً هل تستطيع أخذ بياناتك بصيغة تفتحها دون المورّد.

وأخيراً الأمر الأبسط: شاشة تُركت مفتوحة في غرفة الانتظار. اجعل الجلسة تنتهي عند ترك الجهاز، وعوّد الموظفين على قفل الشاشة عند الابتعاد، واجعل الشاشة لا تواجه المرضى.

• اقفل الجهاز عند مغادرة المكتب حتى لدقيقة.
• لا تدخل بحسابك على جهاز غير جهازك ثم تتركه.
• لا تلتقط صور شاشة تحتوي بيانات مريض ولا ترسلها عبر تطبيقات المراسلة.